Eine gewöhnliche E-Mail reist unverschlüsselt durchs Netz, vergleichbar mit einer Postkarte. Für die meisten Nachrichten ist das unkritisch. Für manche kann es teuer werden.
Wann Verschlüsselung Pflicht wird
Sobald besonders schützenswerte personenbezogene Daten übertragen werden — Gesundheitsdaten, Finanzinformationen, Personaldaten —, verlangt die DSGVO angemessene Schutzmaßnahmen. Unverschlüsselter Versand kann dann eine meldepflichtige Panne sein.
Zwei Ebenen, ein Unterschied
Transportverschlüsselung sichert den Weg zwischen den Mailservern — heute meist Standard und ein guter Grundschutz. Inhaltsverschlüsselung sichert die Nachricht selbst, sodass nur der Empfänger sie lesen kann. Für sensible Inhalte ist Letzteres der Goldstandard, nicht optional.
Ein Beispiel: Eine Physiotherapiepraxis in Berlin-Mitte verschickte Patientenbefunde jahrelang als normale PDF-Anlage. Nach einer kurzen Umstellung läuft die Verschlüsselung heute automatisch mit — der Mitarbeiter schreibt seine Mail wie immer, die Technik erledigt den Rest im Hintergrund, ohne den Alltag zu verlangsamen.